Povinné datové schránky

---

Koho se povinnost týká?

Datovou schránku již delší dobu mají povinně zřízenou podnikající právnické osoby (akciové společnosti, společnosti s ručením omezeným atd.) a státní a veřejné orgány (ministerstva, finanční úřady atd.)

S účinností od 1.1.2023 se povinnost mít datovou schránku nově rozšiřuje na všechny právnické osoby (tedy i na ty neziskové) a podnikající fyzické osoby (živnostníky).

Povinné datové schránky tak od nového roku dopadají i na organizace pacientského segmentu (spolky, nadace, obecně prospěšné společnosti). Pokud si stále nejste jisti, zda se tato novinka týká i vás, můžete si to snadno ověřit na stránkách https://www.mojedatovaschranka.cz/sds/, kde stačí zadat např. IČO vaší organizace.

Co to je datová schránka a k čemu slouží?

Datové schránky jsou součástí informačního systému veřejné správy. Fungují obdobně jako e-mailové schránky. Prostřednictvím datové schránky tak lze odesílat a přijímat zprávy. Každý subjekt může mít však jen jednu datovou schránku, při jejím zřízení a pak při přihlašování je potřeba ověřit identitu člověka, který se přihlašuje. Tím se datové schránky liší od těch e-mailových. Je totiž zajištěno, aby přístup do datové schránky měla jen osoba, která je k tomu oprávněna. Provoz, funkčnost a bezpečnost datových schránek zajišťuje stát (Ministerstvo vnitra).

Prostřednictvím datových schránek se posílají datové zprávy. Takto zaslaná zpráva má stejnou právní sílu jako doporučený dopis do vlastních rukou. V tom spočívá jejich hlavní výhoda. V mnoha situacích tak již nebudete muset různé záležitosti řešit osobně na úřadech, ale postačí vám komunikovat prostřednictvím datové schránky, daní úředníci budou mít jistotu, že odesílatelem zprávy je skutečně subjekt, který je v ní uveden. Na druhou stranu úřady budou pro doručování písemností rovněž využívat datovou schránku, pokud ji máte zřízenou. Vaší povinností je se s danými zprávami seznámit. Stejně jako u doporučeného dopisu i datová zpráva se považuje desátý den po dodání (= okamžik, od kdy je zpráva v datové schránce adresáta k dispozici a on se s ní může seznámit) za doručenou.

Jak funguje zřizování datových schránek a na co si musím dát pozor?

1. Jestliže se povinnost mít datovou schránku nově týká i vás, nemusíte se jejího zřízení bát. První krok je totiž na Ministerstvu vnitra. To bude rozesílat všem subjektům instrukce k aktivaci datové schránky. Dejte si však pozor, zda máte ve veřejných rejstřících (obchodní/ spolkový/ nadační rejstřík atd.) správně zapsán aktuální statutární orgán. To si můžete ověřit na stránkách Ministerstva spravedlnosti https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik-$firma. Dopis s instrukcemi k aktivaci datové schránky totiž bude doručován přímo statutárnímu orgánu dané právnické osoby, či v případě, že statutární orgán je kolektivním orgánem, pak všem jeho členům. Roli statutárního orgánu organizací pacientského segmentu zpravidla zastává jediná osoba (např. u spolku předseda, u obecně prospěšné společnosti a ústavu ředitel), dopis tak bude doručován pouze jí. Jestliže má organizace kolektivní statutární orgán, bude dopis doručován všem jejím členům. Všichni členové tak budou mít přístup do datové schránky organizace a každý z nich k tomu bude využívat své jedinečné přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo, které v dopise obdrží, budou pro každého jiné).

         Příklad:

         Funkční období předsedy spolku pana Nováka skončilo k 30.11.2022. Na členské schůzi konané během listopadu byla novou předsedkyní spolku zvolena          paní Procházková. Té funkční období začalo 1.12.2022. Do dnešního dne však spolek nepodal návrh na změnu údajů zapsaných ve spolkovém rejstříku.          V nich je tedy stále jako předseda veden pan Novák. Pokud nedojde ke změně zápisu ve spolkovém rejstříku včas, dopis s instrukcemi k aktivaci datové          schránky bude doručen panu Novákovi.

Co s tím?

Je potřeba, aby spolek podal návrh na změnu údajů zapsaných ve spolkovém rejstříku (ten se vyplňuje elektronicky na stránkách https://or.justice.cz/ias/ui/podani, následně je potřeba jej vytisknout, opatřit úředně ověřeným podpisem a spolu s přílohami, především rozhodnutím valné hromady o zvolení nového předsedy, zaslat nebo donést na příslušný soud), tak aby se docílilo zápisu paní Procházkové jako předsedkyně spolku. Jakmile se toto stane, Ministerstvo vnitra by mělo samo zneplatnit již dříve poskytnuté aktivační údaje panu Novákovi a nové by mělo zaslat paní Procházkové. Pokud chce mít paní Procházková jistotu, že se tak skutečně stane, může se obrátit na kontaktní místa Czech POINTu (především vybrané pobočky České pošty), kde tuto změnu ohlásí a doloží výpisem ze spolkového rejstříku, v němž již bude uvedena jako předsedkyně, a požádá o přístupové údaje k datové schránce spolku.

2. Jakmile statutární orgán obdrží přístupové údaje, neměl by příliš dlouho otálet s aktivací datové schránky. Pokud tak neučiní, patnáctý den po dni, kdy přístupové údaje obdržel, je datová schránka považována za aktivní (slovy zákona zpřístupněnou). To znamená, že i když fakticky nemá k přijatým zprávám statutární orgán přístup, do datové schránky již mohou být dodávány zprávy a s jejich doručením spjaty právní následky (jak je uvedeno výše, platí fikce, že se adresát se zprávou seznámil desátý den po dni, kdy zpráva byla dodána do datové schránky)

 

Další důležité základní informace k datovým schránkám

Jak vyplývá z výše uvedeného, je nutné si hlídat přijetí nových zpráv a případně včas na ně reagovat.

Za okamžik doručení datových zpráv je považován:

1. okamžik, kdy se oprávněná osoba přihlásila do datové schránky, nebo
2. desátý den po dni, v němž byla datová zpráva do datové schránky dodána (tj. odesílatel ji v pořádku odeslal a příjemci nic nebrání v tom, aby se s ní seznámil tím, že se přihlásí do své datové schránky)

Den doručení je důležitý, protože s ním zákon spojuje běh lhůt a dob (např. lhůta pro odvolání, podávání připomínek atd.).

Datové schránky nabízejí službu notifikace, kterou si můžete sami snadno nastavit přímo v datové schránce po přihlášení do ní. Upozornění na nové datové zprávy vám mohou chodit na e-mail (tato služba je zdarma) nebo na telefon formou SMS (tato služba je zpoplatněna 3 Kč za jednu SMS).

Postup nastavení notifikací je velmi jednoduchý:

1. přihlaste se do datové schránky
2. vpravo nahoře klikněte na políčko NASTAVENÍ
3. v sloupečku vlevo klikněte na NOTIFIKACE
4. z nabídky si vyberte, jakým způsobem a v jakém rozsahu chcete být informováni o nových zprávách

Úřady a orgány veřejné moci mají povinnost používat datové schránky, pokud je to možné. Veškeré úřední záležitosti ohledně vaší organizace vám tak již zpravidla budou chodit pouze do datové schránky.

Držitelé datových schránek nemají obecně povinnost komunikovat s orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky. Pokud jim to vyhovuje, mohou i nadále posílat klasické dopisy či vyřizovat záležitosti osobně na úřadech. S aktivací datové schránky však mohou konkrétní předpisy spojovat jisté povinnosti při komunikaci s úřady. Činí tak především daňový řád, který stanovuje, že daňové subjekty, které mají ze zákona zřízenu datovou schránku, musí svá podání posílat finančnímu úřadu elektronicky. V praxi to znamená, že jakmile má jakákoli právnická nebo podnikající fyzická osoba zpřístupněnu datovou schránku, musí daňové přiznání posílat přímo z datové schránky nebo prostřednictvím daňového portálu finančního úřadu.

Přijímání a provoz datových schránek je zdarma. Pokud budete datovou zprávu posílat vy a adresátem je orgán veřejné moci, rovněž nic neplatíte. Pokud však budete posílat zprávu jinému soukromému držiteli datové schránky, zaplatíte za každou takovou zprávu 10 Kč. Platba se odečítá z kreditu, který si můžete dobít na stránkách https://www.kredit-ds.cz/apdk_web/payment.html. Pokud kredit není v potřebné výši (tedy alespoň 10 Kč) zpráva se neodešle. Nejnižší částka, na kterou lze kredit dobít, je 30 Kč. Právnické osoby a podnikající osoby mají možnost platby provádět i na základě fakturace, tuto službu je však nejdříve nutné aktivovat (instrukce jsou k dispozici zde)

Další informace k datovým schránkám můžete zjistit na oficiálním webu https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/help/ nebo na https://chcidatovku.gov.cz/datova-schranka.